Vi som jobbar på Glory Days är uppdelade på två kontor – ett i Göteborg och ett i Stockholm. Det ställer andra krav jämfört med att vara samlade under ett och samma tak. Ibland är det jobbigt och vi svär över det fysiska avståndet, men allt som oftast funkar det väldigt bra. Mycket tack vare ett fåtal verktyg som vi använder.
Det är också smidigt när någon – eller några – eller flera – av oss behöver jobba hemma.
Nedan är en lista på de viktigaste verktygen och varför vi har valt att använda dessa. Kanske är det något du har glädje av? Och kanske kan du tipsa oss om något annat bra verktyg som vi har glädje av.
För filer
Vi har länge använt Dropbox som filserver. Alla våra filer ligger i molnet vilket är bra av flera anledningar, men framförallt för:
- Säkerhet – våra filer är alltid uppbackade
- Tillgänglighet – oavsett om vi är på kontoret eller på språng kommer vi åt filerna
- Delbarhet – vi kan enkelt dela med oss av filer
För att använda Dropbox på det här sättet räcker det dock inte med ett vanligt Dropboxkonto utan man behöver skaffa Dropbox Advanced som är deras tjänst för större behov.
För möten
Efter att ha provat flera lösningar, både hårdvara, mjukvara och tjänster, har vi landat i att Google Meet är att föredra (fd Hangout). Det kräver varken google-konto eller inloggning och funkar lika bra på mobil, som dator som tablet. Skaparen av mötet får en länk som man delar med övriga deltagare.
För kommunikation
Förutom de uppenbara kanalerna som mail och telefon använder vi Slack. I synnerhet när det är snabb kommunikation eller diskussion som annars hade skapat långa mailkonversationer eller tagit upp värdefull mötestid. I Slack skickar man meddelanden 1-1 eller i kanaler för tex projekt, kunder, event osv. Du kan även ansluta tjänster till Slack, som kalender, Dropbox mm.
För planering
Det finns så klart många verktyg och tjänster för planering och projektledning. Vi har testat ett gäng, tex Asana och Evernote. Men vi landade i att Monday passar våra behov på en lagom nivå. Det är fritt och man väljer själv hur djupt man vill gå när det gäller att använda tillgängliga funktioner. I Monday planerar vi både långsiktigt och kortsiktigt, vi får översikt per projekt, per kund och per medarbetare. Monday är perfekt om du vill ha en gemensam todo-lista med många smarta funktioner.
Det där var de fyra viktigaste digitala verktygen vi använder för att vara effektiva även om vi inte jobbar på samma fysiska plats. Men självklart finns det fler som gör livet enklare. Några av dem är:
1password – håller koll på känsliga uppgifter som tex inloggningsuppgifter, lösenord med mera
Toggl – används för att tracka tid
Mailchimp – för skapande och utskick av mail
Oderland – smidigt och säkert webbhotell
Hör gärna av dig om du har frågor om hur vi applicerar verktygen! Eller om du har fler tips på verktyg.
Skriv en kommentar